В соответствии с нормами Закона о бухучете совершение каждой хозяйственной операции предприятия должно быть подтверждено документально, т. е. оформлено соответствующим первичным документом. На основании первичных документов осуществляются записи в учетных регистрах - хозяйственные операции отражаются в бухучете. Бухгалтерский учет ведется на предприятии непрерывно со дня его регистрации и до момента ликвидации. На основании данных бухгалтерского учета предприятия составляется налоговая и финансовая отчетность.Иными словами, любая хозяйственная операция, осуществленная предприятием, должна быть подтверждена документально, отражена в учете и отчетности. При этом бухгалтерская документация (первичные документы, учетные регистры, формы отчетности и пр.) должна храниться на предприятии для обеспечения его собственных нужд, для предъявления контролирующим органам (в том числе для проверки) и для других целей. И только по окончании установленных законодательством сроков, а также при условии проведения проверки налоговыми органами за соответствующий период, отобранные документы могут быть уничтожены.
В соответствии с ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете основанием для учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые фиксируют факты осуществления таких операций. Для контроля над упорядочением обработанных данных (первичных документов) составляются сводные учетные документы.
Согласно п. 1.2 Положения № 88 записи в учетных регистрах осуществляются на основании первичных документов.
Таким образом, для целей бухгалтерского учета применяется два вида документов: первичные документы и учетные регистры.
Все первичные документы и учетные регистры должны составляться на украинском языке. Наряду с украинским может применяться и другой язык в порядке, определенном ст. 11 Закона «О языках в Украине» (п. 1.3 Положения № 88).
Первичный документ - это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление (ст. 1 Закона о бухучете).
Хозяйственная операция - действие или событие, вызывающее изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия (ст. 1 Закона о бухучете).
В ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и в п. 2.4 Положения № 88 приводится перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный документ. Только при наличии в документе таких реквизитов, он будет иметь юридическую силу и доказательность.
К первичным документам, в частности, относятся: расходные накладные; акты выполненных работ; платежные поручения; кассовые ордера; платежные квитанции и т. п. Все эти документы содержат сведения о соответствующей хозяйственной операции и подтверждают факт ее осуществления. Вместе с тем, нельзя отнести к первичным документам, например, счет на оплату товаров (работ, услуг). Ведь он свидетельствует только о намерении совершить определенное действие (оплату), но не подтверждает факт ее осуществления.
В случаях, установленных законодательством, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности (п. 2.9 Положения № 88).
В соответствии с ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете первичные документы должны составляться во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно - сразу же после ее осуществления.
Согласно ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, а также п. 2.4 Положения № 88 первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- название документа (формы);
- дату и место составления;
- название предприятия, от имени которого составлен документ;
- содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения (в натуральном или стоимостном выражении);
- должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личную или электронную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции.
Исходя из вышеприведенного перечня можно заключить, что в общем случае наличие оттиска печати предприятия на первичном документе не является обязательным условием действительности такого документа (например, не обязательно ставить печать на расходной накладной). И только если формой документа предусмотрено наличие оттиска печати, то печать ставится в обязательном порядке (как, например, в случае с платежным поручением). Наличие оттиска печати на определенном первичном документе может быть предусмотрено и соответствующим нормативно-правовым актом.
Согласно п. 2.7 Положения № 88 первичные документы составляются на бланках типовых форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Если какая-либо форма не утверждена или применение утвержденной формы не является обязательным, предприятие вправе разработать и применять свою собственную форму. Главное, чтобы она содержала все перечисленные выше обязательные реквизиты.
Оформление первичных документов может осуществляться как на готовых бланках - чернилами темного цвета (шариковой ручкой, на печатной машинке), так и при помощи компьютерной техники. При этом необходимым условием является сохранность осуществленных записей (читабельность документа) и невозможность внесения в них несанкционированных правок. В незаполненных строках (полях) первичных документов обязательно ставится прочерк (пункты 2.10, 2.11 Положения № 88).
Документ может быть подписан ответственным лицом собственноручно, электронной подписью, с использованием факсимиле (в порядке, установленном законодательством), штампа или другим способом (п. 2.5 Положения № 88). По мнению Минфина, для подписания первичных документов не может быть использовано факсимиле, поскольку это не предусмотрено Законом о бухучете (письмо от 03.08.2009 г. № 31-34000-20-16/20991).
В соответствии с п. 4.1 Положения № 88 в тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и необоснованные исправления не допускаются. В документах, которыми оформляются кассовые и банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не допускаются в принципе (п. 4.5 Положения № 88).
Исправление ошибок в первичных документах, заполненных «от руки» осуществляется корректурным способом. То есть неправильный текст (цифры) зачеркивается и над зачеркнутым надписывается правильный текст (цифры). Зачеркивание осуществляется одной чертой, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом делается надпись «исправлено», указывается дата внесения исправлений и ставятся подписи лиц, подписавших этот документ (пункты 4.2, 4.3 Положения № 88).
Учетные регистры - это носители специального формата (бумажные, электронные) в виде ведомостей, ордеров, книг, журналов, машинограмм и пр., предназначенные для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группирования и обобщения информации из первичных документов, принятых к учету (п. 3.1 Положения № 88).
К учетным регистрам, в частности, относятся: различные журналы и ведомости (регистры бухгалтерского учета)1; Кассовая книга и т. п.
Записи в учетных регистрах осуществляются на основании правильно оформленных первичных документов (п. 1.2 Положения № 88). Специальные правила составления таких регистров могут быть изложены в отдельных нормативно-правовых актах. Например, специальные требования к порядку ведения Кассовой книги содержатся в Положении о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине.
В соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона о бухучете регистры бухгалтерского учета должны содержать следующие сведения (реквизиты):
- название;
- период регистрации хозяйственных операций;
- фамилии и подписи лиц, участвовавших в составлении регистров (или другие данные, дающие возможность идентифицировать таких лиц).
Перенесение информации из первичных документов в учетные регистры должно осуществляться по мере их поступления к месту обработки (т. е. в бухгалтерию или другое подразделение предприятия), но не позднее срока, обеспечивающего своевременную выплату заработной платы, составления бухгалтерской и статистической отчетности, деклараций и расчетов (п. 3.5 Положения № 88).
Предприятия, составляющие учетные регистры на электронных носителях, обязаны обеспечить технические средства для их воспроизведения в удобном для чтения виде (п. 3.3 Положения № 88).
Ошибки, допущенные в учетных регистрах за текущий отчетный период, исправляются в порядке, аналогичном исправлению ошибок в первичных документах.
Ошибки, допущенные в учетных регистрах за прошедший отчетный период, исправляются способом сторно, описанном в п. 4.3 Положения № 88. Этот способ предусматривает составление бухгалтерской справки, в которой ошибка (сумма или корреспонденция счетов) заносится красным чернилом, пастой шариковых ручек или со знаком «-«, а правильная запись (сумма или корреспонденция счетов) заносится темним чернилом, ручками с пастой темного цвета. Внесением этих данных в учетный регистр в месяце выявления ошибки, ликвидируется неправильная запись и отображается правильная сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского учета. Справка должна содержать причину ошибки, ссылку на документы и учетные регистры, в которых была допущена ошибка и должна быть подписана работником, который составил ее, а затем - главным бухгалтером.
Наряду с первичными документами на бумажных носителях, имеют право на существование и электронные документы.
Понятие и сущность электронного документа определены в ст. 5 Закона № 851.
Электронный документ - это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты.
Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и преобразован электронными средствами в визуальную форму. При этом под визуальной формой следует понимать отображение данных такого документа электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком.
Действующее законодательство не содержит запрета на применение предприятиями в своей деятельности документов в электроном виде. При использовании таких документов необходимо соблюдать требования Закона № 851 и Закона «Об электронной цифровой подписи».
Электронная подпись представляет собой данные в электронной форме, идентифицирующие подписанта, и является обязательным реквизитом электронного документа.
Хранение первичных документов и учетных регистров, прошедших обработку и ставших основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия (п. 6.7 Положения № 88).
За сохранность обработанных бухгалтерских документов, регистров и отчетности отвечает собственник (руководитель) предприятия в соответствии с действующим законодательством и учредительными документами (ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете).
Общие вопросы, касающиеся порядка хранения и уничтожения документации частными предпринимателями, рассмотрены в письме Госкомпредпринимательства от 27.02.2009 г. № 1899. Требования, предъявляемые к хранению и уничтожению документации частными предпринимателями, такие же, как и требования, предъявляемые к юридическим лицам.
В зависимости от объемов документации предприятия обязанности по ее хранению могут быть возложены на специальное подразделение или на одного работника предприятия (архивариуса). Если же документов сравнительно немного, то хранение документов может быть поручено соответствующему работнику (например, секретарю) в порядке совмещения должностей.
Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До передачи в архив упомянутые документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (пункты 6.1, 6.2 Положения № 88).
Руководствуясь положениями Закона № 3814, Перечня № 41, а также других нормативно-правовых актов, процесс организации хранения документов можно разделить на следующие этапы.
1. Разработка и утверждение номенклатуры дел (реестра). Под номенклатурой дел в данном случае следует понимать обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень названий дел (папок), формируемых в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения таких дел (ст. 1 Закона № 3814). Номенклатура дел разрабатывается в разрезе структурных подразделений предприятия (при наличии) и с учетом требований п. 3.1 Правил № 16, Перечня № 41 и Государственного классификатора управленческой документации ДК 010-98. Номенклатура дел утверждается руководителем предприятия. При необходимости в номенклатуру могут быть внесены изменения. Форма номенклатуры дел приведена в приложении 2 к Правилам № 16.
2. Формирование дел, установленных номенклатурой. Обработанные документы группируются в дела в хронологическом или логическом порядке. Для удобства использования дел такая группировка осуществляется по периодам, в зависимости от количества документов (квартал, полугодие, год). Как правило, в дела подшиваются оригиналы документов (если оригиналы отсутствуют - удостоверенные в установленном порядке копии). В конце дела указывается количество пронумерованных и прошнурованных листов. Требования, предъявляемые к формировании документов в дела детально изложены в п. 3.2 Правил № 16.
3. Передача документов (дел) в архив. Документы предприятия за прошедшие периоды, которые не используются в деятельности бухгалтерии (или используются очень редко), целесообразно передавать в архив предприятия. Для определения ценности (сроков хранения) документов производится их экспертиза. Передача, как правило, осуществляется по акту, в котором перечисляются переданные дела. Акт подписывается принимающим и передающим документы ответственными лицами.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии или архива предприятия работникам других структурных подразделений предприятия может осуществляться только по решению главного бухгалтера (п. 6.8 Положения № 88).
Основным нормативно-правовым актом, определяющим сроки хранения документов, является Перечень № 41, которым должны руководствоваться предприятия всех форм собственности и видов деятельности. В соответствии с требованиями Перечня № 41 большинство видов бухгалтерских документов следует хранить 3 года.
Указанные в Перечне № 41 сроки хранения документов - минимальные и их нельзя сокращать. При необходимости и по решению экспертной комиссии предприятия эти сроки могут быть продлены.
В соответствии с п. 2.9 Перечня № 41 отсчет сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, делопроизводство которых завершено в 2008 году, начнется с 1 января 2009 года.
При определении сроков хранения необходимо обращать внимание на примечания и отметки, приведенные в Перечне № 41. Так, в соответствии c п. 2.12 этого документа отметка «пока не отпадет необходимость» означает, что документация имеет длительное практическое значение и срок ее хранения определяется самими предприятиями (но в любом случае, согласно п. 3 ст. 8 Закона о бухучете, этот срок не может быть менее 3 лет). А такие примечания, как «после окончания срока действия договора», «после утверждения» «после замены на новые», «после ввода объекта в эксплуатацию» и т. п., указывают на то, что именно с этого момента начинается отсчет срока хранения документов.
В соответствии с нормами Закона № 3814 для оценки ценности документов на предприятии должна быть создана экспертная комиссия. В своей деятельности она руководствуется требованиями Порядка создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов и разд. 4 Правил № 16.
Экспертная комиссия принимает решение об отборе документов для передачи в архив или для уничтожения. Состав комиссии утверждает руководитель предприятия своим приказом (распоряжением).
Документы предприятия могут быть отобраны для уничтожения только по окончании установленных Перечнем № 41 сроков и только после завершения проверки налоговыми органами за соответствующий период. Кроме того, принимается во внимание практическая значимость документации для предприятия. Отбор осуществляется экспертной комиссией.
Документы, которые по заключению комиссии могут быть уничтожены, вносятся в перечень документов, подлежащих уничтожению. На основании этого перечня составляется Акт об изъятии документов для уничтожения.
В соответствии с п. 3.6 Перечня № 41 уничтожение документов должно осуществляться по согласованию с соответствующим государственным архивным учреждением.
Согласно п. 3.7 Перечня № 41 документы, отобранные для уничтожения, передаются организациям по заготовке вторичного сырья по накладной, в которой, кроме прочих данных, указывается вес переданной документации (макулатуры). Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указывается в Акте об изъятии документов для уничтожения.
При незначительных объемах уничтожаемой документации, она может быть сожжена (письмо Государственного комитета архивов от 12.01.2001 г. № 05-26).
Сама по себе утрата бухгалтерских документов является нарушением установленного законодательством порядка ведения учета (составления отчетности). И руководитель предприятия, как лицо, ответственное за сохранность таких документов, совместно с главным бухгалтером, должен принять все меры по расследованию причин утраты документации и по ее восстановлению. При этом не имеет значения, с чем именно связана такая утрата: с порчей документов, их кражей, потерей или уничтожением.
Прежде чем приступить к восстановлению утраченной документации, необходимо выяснить, по каким причинам и какие именно (по возможности) документы пропали. Для этого на предприятии создается специальная комиссия, к участию в которой приглашаются представители следственных органов, органов охраны и государственного пожарного надзора. Кроме того, в соответствии с п. 6.10 Положения № 88 о факте утраты документов необходимо письменно уведомить правоохранительные органы.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Акт составляется в произвольной форме. В акте, кроме прочих данных, по возможности указывается перечень утраченных документов и причины, по которым это произошло. Копия акта в 10-дневный срок направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие (при наличии) и соответствующему органу ГНС (письмо Минфина от 28.10.2003 г. № 31-04200-30-29/4479).
После установления перечня утраченных документов приступают к их восстановлению. В зависимости от вида документов и способов их восстановления документацию целесообразно разделить на группы:
Дополнительно удостовериться в полноте и правильности восстановления бухгалтерской документации можно путем проведения сверки с контрагентами (по расчетам) и с контролирующими органами (по обязательным платежам).
В соответствии с п. 3 ст. 8 Закона о бухучете ответственность за сохранность обработанных документов, учетных регистров и отчетности в течение установленного законодательством срока, несет собственник или руководитель предприятия.
Прямая ответственность именно за утрату бухгалтерской документации действующим законодательством не предусмотрена. Вместе с тем, сам факт отсутствия документов может повлечь за собой нарушение других законодательных норм и привлечение виновных лиц к ответственности за эти нарушения. Также, статьей 357 УКУ предусмотрена ответственность только за умышленное уничтожение, порчу или сокрытие официальных и частных документов (письмо Государственного комитета архивов от 11.03.2002 г. № 01-197).
Отсутствие первичных документов может рассматриваться и как нарушение налогового законодательства. В этом случае к предприятию и его должностным лицам могут быть применены соответствующие санкции. Ведь без надлежащих документов нельзя включать суммы понесенных затрат в состав валовых расходов, а суммы НДС - в состав налогового кредита. Поэтому если, например, в прошлых налоговых периодах бухгалтер включил в состав валовых расходов сумму 10000 грн. на основании накладной, которую впоследствии потерял, то вполне возможно, что налоговики исключат эту сумму из валовых расходов, доначислят налоговые обязательства и применят штрафные санкции.
Если какие-то документы восстановить не удастся, у налоговиков будут все основания для начисления дополнительных налоговых обязательств и штрафных санкций. Ведь действующим законодательством не предусмотрено освобождение (смягчение) от ответственности за нарушения налогового законодательства в случае утраты документов (в том числе не по вине должностных лиц предприятия).
Требования, предъявляемые НКУ к первичным документам изложены в ст.44 НКУ.
В соответствии со ст. 44 НКУ, для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объекта налогобложения и налоговых обязательств на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.
Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных первичными документами.
В ст. 44.3 НКУ установлено, что налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов в срок, не менее 1095 дней со дня предоставления налоговой отчетности, для составления которой они использовались.
В случае утраты, повреждения или досрочного уничтожения первичных документов, налогоплательщик обязан в 5-дневный срок со дня такого события уведомить орган государственной налоговой службы по месту регистрации.
Налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы на протяжении 90 календарных дней с дня, следующего за уведомлением налоговой службы о утрате документов.
За сохранность обработанных бухгалтерских документов, регистров и отчетности отвечает собственник (руководитель) предприятия в соответствии с действующим законодательством и учредительными документами (ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете).
Общие вопросы, касающиеся порядка хранения и уничтожения документации частными предпринимателями, рассмотрены в письме Госкомпредпринимательства от 27.02.2009 г. № 1899. Требования, предъявляемые к хранению и уничтожению документации частными предпринимателями, такие же, как и требования, предъявляемые к юридическим лицам.
В зависимости от объемов документации предприятия обязанности по ее хранению могут быть возложены на специальное подразделение или на одного работника предприятия (архивариуса). Если же документов сравнительно немного, то хранение документов может быть поручено соответствующему работнику (например, секретарю) в порядке совмещения должностей.
Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До передачи в архив упомянутые документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (пункты 6.1, 6.2 Положения № 88).
Руководствуясь положениями Закона № 3814, Перечня № 41, а также других нормативно-правовых актов, процесс организации хранения документов можно разделить на следующие этапы.
1. Разработка и утверждение номенклатуры дел (реестра). Под номенклатурой дел в данном случае следует понимать обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень названий дел (папок), формируемых в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения таких дел (ст. 1 Закона № 3814). Номенклатура дел разрабатывается в разрезе структурных подразделений предприятия (при наличии) и с учетом требований п. 3.1 Правил № 16, Перечня № 41 и Государственного классификатора управленческой документации ДК 010-98. Номенклатура дел утверждается руководителем предприятия. При необходимости в номенклатуру могут быть внесены изменения. Форма номенклатуры дел приведена в приложении 2 к Правилам № 16.
2. Формирование дел, установленных номенклатурой. Обработанные документы группируются в дела в хронологическом или логическом порядке. Для удобства использования дел такая группировка осуществляется по периодам, в зависимости от количества документов (квартал, полугодие, год). Как правило, в дела подшиваются оригиналы документов (если оригиналы отсутствуют - удостоверенные в установленном порядке копии). В конце дела указывается количество пронумерованных и прошнурованных листов. Требования, предъявляемые к формировании документов в дела детально изложены в п. 3.2 Правил № 16.
3. Передача документов (дел) в архив. Документы предприятия за прошедшие периоды, которые не используются в деятельности бухгалтерии (или используются очень редко), целесообразно передавать в архив предприятия. Для определения ценности (сроков хранения) документов производится их экспертиза. Передача, как правило, осуществляется по акту, в котором перечисляются переданные дела. Акт подписывается принимающим и передающим документы ответственными лицами.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии или архива предприятия работникам других структурных подразделений предприятия может осуществляться только по решению главного бухгалтера (п. 6.8 Положения № 88).
Основным нормативно-правовым актом, определяющим сроки хранения документов, является Перечень № 41, которым должны руководствоваться предприятия всех форм собственности и видов деятельности. В соответствии с требованиями Перечня № 41 большинство видов бухгалтерских документов следует хранить 3 года.
Указанные в Перечне № 41 сроки хранения документов - минимальные и их нельзя сокращать. При необходимости и по решению экспертной комиссии предприятия эти сроки могут быть продлены.
В соответствии с п. 2.9 Перечня № 41 отсчет сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, делопроизводство которых завершено в 2008 году, начнется с 1 января 2009 года.
При определении сроков хранения необходимо обращать внимание на примечания и отметки, приведенные в Перечне № 41. Так, в соответствии c п. 2.12 этого документа отметка «пока не отпадет необходимость» означает, что документация имеет длительное практическое значение и срок ее хранения определяется самими предприятиями (но в любом случае, согласно п. 3 ст. 8 Закона о бухучете, этот срок не может быть менее 3 лет). А такие примечания, как «после окончания срока действия договора», «после утверждения» «после замены на новые», «после ввода объекта в эксплуатацию» и т. п., указывают на то, что именно с этого момента начинается отсчет срока хранения документов.
В соответствии с нормами Закона № 3814 для оценки ценности документов на предприятии должна быть создана экспертная комиссия. В своей деятельности она руководствуется требованиями Порядка создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов и разд. 4 Правил № 16.
Экспертная комиссия принимает решение об отборе документов для передачи в архив или для уничтожения. Состав комиссии утверждает руководитель предприятия своим приказом (распоряжением).
Документы предприятия могут быть отобраны для уничтожения только по окончании установленных Перечнем № 41 сроков и только после завершения проверки налоговыми органами за соответствующий период. Кроме того, принимается во внимание практическая значимость документации для предприятия. Отбор осуществляется экспертной комиссией.
Документы, которые по заключению комиссии могут быть уничтожены, вносятся в перечень документов, подлежащих уничтожению. На основании этого перечня составляется Акт об изъятии документов для уничтожения.
В соответствии с п. 3.6 Перечня № 41 уничтожение документов должно осуществляться по согласованию с соответствующим государственным архивным учреждением.
Согласно п. 3.7 Перечня № 41 документы, отобранные для уничтожения, передаются организациям по заготовке вторичного сырья по накладной, в которой, кроме прочих данных, указывается вес переданной документации (макулатуры). Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указывается в Акте об изъятии документов для уничтожения.
При незначительных объемах уничтожаемой документации, она может быть сожжена (письмо Государственного комитета архивов от 12.01.2001 г. № 05-26).
Сама по себе утрата бухгалтерских документов является нарушением установленного законодательством порядка ведения учета (составления отчетности). И руководитель предприятия, как лицо, ответственное за сохранность таких документов, совместно с главным бухгалтером, должен принять все меры по расследованию причин утраты документации и по ее восстановлению. При этом не имеет значения, с чем именно связана такая утрата: с порчей документов, их кражей, потерей или уничтожением.
Прежде чем приступить к восстановлению утраченной документации, необходимо выяснить, по каким причинам и какие именно (по возможности) документы пропали. Для этого на предприятии создается специальная комиссия, к участию в которой приглашаются представители следственных органов, органов охраны и государственного пожарного надзора. Кроме того, в соответствии с п. 6.10 Положения № 88 о факте утраты документов необходимо письменно уведомить правоохранительные органы.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Акт составляется в произвольной форме. В акте, кроме прочих данных, по возможности указывается перечень утраченных документов и причины, по которым это произошло. Копия акта в 10-дневный срок направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие (при наличии) и соответствующему органу ГНС (письмо Минфина от 28.10.2003 г. № 31-04200-30-29/4479).
После установления перечня утраченных документов приступают к их восстановлению. В зависимости от вида документов и способов их восстановления документацию целесообразно разделить на группы:
- банковские и кассовые документы (платежки, выписки, квитанции и т. п.). За восстановлением этих документов можно обратиться в обслуживающий банк;
- первичные документы на отгрузку (приобретение) товарно-материальных ценностей, работ, услуг и налоговые накладные (накладные, акты приема-передачи и т. п.).1 Восстановить эти документы можно при помощи контрагентов предприятия (покупателей и продавцов);
- учетные регистры (журналы, ведомости, книги и т. п.), скорее всего, придется восстанавливать самостоятельно по уже имеющимся первичным документам;
- отчетность предприятия. За получением копий того или иного вида отчетности можно обратиться в органы, в которые она была в свое время представлена. Однако лучше сначала составить ее самостоятельно (по восстановленным документам), а уже потом сверить с полученными копиями.В одном из верхних углов восстановленных первичных документов следует делать надпись «Дубликат». На обратной стороне такого документа могут быть указаны причины и дата его повторной выписки.
Дополнительно удостовериться в полноте и правильности восстановления бухгалтерской документации можно путем проведения сверки с контрагентами (по расчетам) и с контролирующими органами (по обязательным платежам).
В соответствии с п. 3 ст. 8 Закона о бухучете ответственность за сохранность обработанных документов, учетных регистров и отчетности в течение установленного законодательством срока, несет собственник или руководитель предприятия.
Прямая ответственность именно за утрату бухгалтерской документации действующим законодательством не предусмотрена. Вместе с тем, сам факт отсутствия документов может повлечь за собой нарушение других законодательных норм и привлечение виновных лиц к ответственности за эти нарушения. Также, статьей 357 УКУ предусмотрена ответственность только за умышленное уничтожение, порчу или сокрытие официальных и частных документов (письмо Государственного комитета архивов от 11.03.2002 г. № 01-197).
Отсутствие первичных документов может рассматриваться и как нарушение налогового законодательства. В этом случае к предприятию и его должностным лицам могут быть применены соответствующие санкции. Ведь без надлежащих документов нельзя включать суммы понесенных затрат в состав валовых расходов, а суммы НДС - в состав налогового кредита. Поэтому если, например, в прошлых налоговых периодах бухгалтер включил в состав валовых расходов сумму 10000 грн. на основании накладной, которую впоследствии потерял, то вполне возможно, что налоговики исключат эту сумму из валовых расходов, доначислят налоговые обязательства и применят штрафные санкции.
Если какие-то документы восстановить не удастся, у налоговиков будут все основания для начисления дополнительных налоговых обязательств и штрафных санкций. Ведь действующим законодательством не предусмотрено освобождение (смягчение) от ответственности за нарушения налогового законодательства в случае утраты документов (в том числе не по вине должностных лиц предприятия).
Требования, предъявляемые НКУ к первичным документам изложены в ст.44 НКУ.
В соответствии со ст. 44 НКУ, для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объекта налогобложения и налоговых обязательств на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.
Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных первичными документами.
В ст. 44.3 НКУ установлено, что налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов в срок, не менее 1095 дней со дня предоставления налоговой отчетности, для составления которой они использовались.
В случае утраты, повреждения или досрочного уничтожения первичных документов, налогоплательщик обязан в 5-дневный срок со дня такого события уведомить орган государственной налоговой службы по месту регистрации.
Налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы на протяжении 90 календарных дней с дня, следующего за уведомлением налоговой службы о утрате документов.
Немає коментарів :
Дописати коментар