Займ работнику предприятия. Быть или не быть???

Беспроцентные ссуды организация выдает членам трудового коллектива на улучшение жилищных условий или обзаведение домашним хозяйством. По сложившейся практике беспроцентная ссуда выдается работнику, прорабо­тавшему в данной организации не менее 2 лет: на строительство, капитальный ремонт, расширение жилого дома, внесение вступительных взносов в жилищно-строительный кооператив. Работник выдает организации обязательство о возврате полученной ссуды.

Заем работнику предприятия: выдаем и учитываем правильно. 

Нередко организации и индивидуальные предприниматели выдают беспроцентные займы особо ценным сотрудникам. Бухгалтерской службе необходимо правильно отразить в учете не только сами эти операции, но и связанные с ними налоговые последствия.

Понятие ссуды и займа 

В действующем сегодня гражданском законодательстве существуют два абсолютно независимых института: ссуды (укр. - "позичка") и займа (укр. - "позика").
Правоотношения по предоставлению ссуды регулируются положениями главы 60 Гражданского кодекса Украины (далее - ГКУ). По договору ссуды одна сторона (ссудодатель) безвозмездно (бесплатно) передает или обязуется передать другой стороне (пользователю) вещь (вещью является предмет материального мира, относительно которого могут возникать гражданские права и обязанности (ст. 179 ГКУ). ) для пользования в течение установленного срока (ч. 1 ст. 827 ГКУ).

 Сторонами договора ссуды могут быть физические и юридические лица. В отношении юридических лиц ГКУ выдвигает следующее ограничение: "юридическое лицо, занимающееся предпринимательской деятельностью, не может передавать вещи в безвозмездное пользованию лицу, которое является его учредителем, участником, руководителем, членом его органа управления или контроля". 

В отношении физических лиц (в том числе частных предпринимателей) ограничений нет.
Правовые основы заключения договоров займа установлены ст. ст. 1046 - 1053 ГКУ.
По договору займа одна сторона (заимодатель) передает в собственность другой стороне (заемщику) денежные средства или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодателю такую же сумму денежных средств (сумму займа) или такое же количество вещей того же рода и такого же качества. 

Из определения следует, что предметом договора займа могут быть как деньги, так и вещи, определенные родовыми признаками. Заемщик не может вернуть вместо вещей деньги или другие вещи (должен вернуть то, что взял). Сторонами договора могут быть любые дееспособные субъекты гражданского права. Но заимодателем может выступать только собственник таких вещей или денежных средств. 

В отличие от договора ссуды, в котором вещь передают во временное пользование, по договору займа вещь передается в собственность на все время пользования займом.

Право собственности на предмет займа переходит:

• на наличные денежные средства - в момент непосредственной их передачи; 
• на безналичные денежные средства - с момента зачисления их на расчетный счет; 
• на вещи - в момент их фактической передачи заемщику. 

Операции по предоставлению займа влекут серьезные налоговые последствия как для заимодателя, так и для заемщика. Заключение договора ссуды в этом плане намного проще.
Во-первых, потому что договор ссуды по своей природе безвозмездный, т. е. не предусматривает оплату услуг по предоставлению вещей в пользование. Нет платы и процентов - нет доходов, значит, нет объекта для налогообложения ни у предпринимателя, ни у обычных граждан.
Во-вторых, вещь предоставляется лишь в пользование, причем временное, а значит, нет перехода права собственности и нет объекта для обложения НДС.
То есть в некоторых случаях договор ссуды имеет ряд своих преимуществ в использовании перед договором займа. Но, конечно, он имеет и свои недостатки. Самый главный - в ссуду нельзя предоставить деньги. В любом случае, знание многих нюансов этих институтов права поможет субъекту предпринимательской деятельности правильно применять их в своей деятельности.

Заем - финансовая услуга?

Законом Украины "О финансовых услугах и государственном регулировании рынков финансовых услуг" от 12.07.2001 г. N 2664-III (далее - Закон о финуслугах) предоставление займов отнесено к финансовым услугам. Но, чтобы быть таковыми, такие операции должны еще и соответствовать определению термина, согласно которому финансовые услуги - это "операции с финансовыми активами, осуществляемые в интересах третьих лиц за собственный счет или за счет этих лиц, а в случаях, предусмотренных законодательством, - и за счет привлеченных от других лиц финансовых активов с целью получения прибыли или сохранения реальной стоимости финансовых активов" (п. 5 ст. 1 Закона о финуслугах).
Из этого следует, что не все договоры займа являются финансовыми услугами, а только те, которые соответствуют вышеприведенным признакам. В п. 3 ст. 1 Закона о финуслугах дано определение ссуде, в соответствии с которым это денежные средства, которые предоставляются физическому лицу на определенный срок и под процент.
Наличие процентов приведет к тому, что операция по такому договору будет считаться финансовой услугой. Договоры займа, предусматривающие получение процентов, имеют право заключать только банки и финансовые учреждения на основании полученной лицензии (см. письма Государственной комиссии по регулированию рынков финансовых услуг от 26.07.2006 г. N 644/11-3 и от 14.06.2006 г. N 5543/11-5).

Оформление договора займа работнику предприятия

О желании получить заем от предприятия работник сообщает в своем заявлении, которое составляется в произвольной форме. В заявлении работнику целесообразно указать не только желаемую сумму денежных средств, но и в какие сроки и в каком порядке он готов возвратить долг. Работник может также высказать свое согласие на погашение ссуды путем удержания соответствующих сумм из его зарплаты, или, наоборот, для него более приемлемо погашать задолженность самостоятельно путем внесения в кассу предприятия. Результатом рассмотрения заявления является его визирование лицом, уполномоченным распоряжаться финансовыми ресурсами предприятия (руководителем или его заместителем и т. п.). 

Заявление является основанием для заключения договора займа, в котором оговариваются все условия, необходимые для достижения сторонами согласия. К договору целесообразно разработать приложение, в котором будут определены сроки и размеры сумм погашения займа. По сути, данный документ представляет собой план погашения займа и обеспечивает контроль над своевременным его погашением.

В данном случае работодатель выступает в качестве заимодавца, а работник - в качестве заемщика. Взаимоотношения между ними оформляются договором займа.
Важно учесть: если заем предоставляет работнику юридическое лицо, договор следует заключить в письменной форме, причем независимо от суммы. Нотариальное удостоверение договора займа не является обязательным, однако по желанию сторон оно возможно. Сумма займа, предоставляемая работодателем-заимодавцем своему работнику, может быть любой. Никакие суммовые ограничения в этом плане законодательно не установлены.

Что касается срока предоставления займа, то он определяется сторонами исключительно в договоре. Если срок возврата займа не определен или установлен моментом предъявления требования, то работнику следует возвратить полученные взаймы средства в течение 30 дней со дня предъявления такого требования заимодавцем. При желании работник может возвратить заем досрочно, если условиями договора не установлено иное. Такая возможность предусмотрена ст. 1049 ГКУ.

Условиями договора займа может быть установлена ответственность работника в случае несвоевременного возврата им займа или его части. Данная норма зафиксирована в ст. 1050 ГКУ.

Порой, предоставляя займы, работодатели весьма беспечно относятся к формулировкам договора, полагаясь на возможность дисциплинарного воздействия на работника. Но договор займа - это гражданско-правовой договор, который заключается на принципе равенства сторон и исключительно по их доброй воле. Положения Кодекса законов о труде Украины не позволят работодателям удерживать работника-должника против его воли на предприятии. Однако если заключить договор займа, оговорив не только обязательные условия, которые присущи этому виду договора, но и все прочие (принципиально важные для обеих сторон), руководству не понадобится требовать досрочного возврата денежных средств. Обязать работника досрочно вернуть сумму займа, оставшуюся непогашенной на момент прекращения трудовых отношений, работодателю по силам. Достаточно включить это условие в договор. Разрешено, несмотря на увольнение работника, позволить ему осуществлять погашение долга в обычном порядке - согласно оговоренному графику.

Размер удержаний из заработной платы для погашения полученного от предприятия займа устанавливается только договором займа, поскольку взаимоотношения между заимодавцем и заемщиком регулируются положениями ГКУ.

Заем и касса предприятия 

Не менее важно при заключении договора займа знать и соблюдать порядок выплаты суммы займа из кассы предприятия-заимодавца. Договор займа предусматривает выплату заемщику денежных средств из кассы предприятия-заимодавца путем оформления расходного кассового ордера.

В данном случае важно обратить внимание, что суммовое ограничение в размере 10000 гривен при расчетах наличными, установленное постановлением Правления Национального банка Украины "Об установлении предельной суммы наличного расчета" от 09.02.2005 г. N 32, не касается расчетов предприятий (предпринимателей) с физическими лицами. В соответствии с требованиями п. 2.3 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. N 637, установленное предельное ограничение действует только при расчетах наличными одного предприятия (предпринимателя) с другим предприятием (предпринимателем) в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам.

В соответствии со ст. 1 Закона Украины "О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг" от 06.07.95 г. N 265/95-ВР (далее - Закон о РРО) регистраторы расчетных операций применяется физическими лицами - субъектами предпринимательской деятельности и юридическими лицами, которые осуществляют расчетные операции в наличной и/или безналичной формах при продаже товаров (предоставлении услуг) за денежные средства. Следовательно, операции по получению и возврату заемных средств через РРО не проводятся.

Налоговый учет займа

Налог на прибыль 

Заем работнику предоставляется на возвратной основе, т. е. подлежит обязательному возврату. В соответствии с п. 139.1.1. Налогового Кодекса Украины (далее - НКУ) в валовые расходы в момент выдачи предприятием своему сотруднику займа не включается основная сумма возвратного займа, а также в валовые доходы не включается основная сумма возвратного займа в момент ее возвращения сотрудником предприятию. В связи с этим в налоговом учете предприятия операция по предоставлению беспроцентного займа не отражается. Однако все иначе, если работник заем не возвратит. Невозвращение работником суммы долга может быть обусловлено различными причинами. Например, работник уволился и прекратил погашение займа. Можно подать иск в суд о взыскании задолженности с физического лица по последнему месту его жительства. Если долг взыщут и его сумма поступит на предприятие, то в налоговом учете она не отразится. Но если меры по взысканию не приведут к положительному результату, то предприятию придется списать такую задолженность.

Напомним, что согласно НКУ в состав валовых расходов относится сумма безнадежной задолженности. Прежде всего задолженность должна стать безнадежной, а значит, соответствовать критериям, предусмотренным в п. 14.1.11 ст. 14 НКУ. В частности, безнадежной считается задолженность, по которой истек срок исковой давности. Подача иска в суд останавливает течение срока исковой давности. А раз нет момента признания задолженности безнадежной, нет права на валовые расходы.
В свою очередь, задолженность, по которой истек срок исковой давности, включается в совокупный доход физического лица (пп. 164.2.7 ст. 164 НКУ.

НДС 

В соответствии с ст. 196 п 196.1.5. НКУ, не являются объектом налогообложения операции по предоставлению услуг по инкассации, расчетно-кассовому обслуживанию, привлечению, размещению и возврату средств по договорам займа, депозита, вклада (в том числе пенсионного), управления денежными средствами и ценными бумагами (корпоративными правами и деривативами), поручения, предоставления, управления и переуступки финансовых кредитов, кредитных гарантий и банковских поручительств лицом, предоставившим такие кредиты, гарантии или поручительства.
Следовательно, операция по предоставлению ссуды (независимо от того, какая она - возвратная или невозвратная) не облагается налогом на добавленную стоимость.

Налог с доходов физлиц 

В НКУ под определением "заработная плата" понимаются также другие поощрительные и компенсационные выплаты или другие выплаты и вознаграждения, выплачиваемые (предоставляемые) налогоплательщику в связи с отношениями трудового найма в соответствии с законом. В состав месячного налогооблагаемого дохода включаются доходы в виде заработной платы, другие выплаты и вознаграждения, начисленные (выплаченные) налогоплательщику в соответствии с условиями трудового или гражданско-правового договора. Установлено, что в состав общего месячного облагаемого налогом дохода включаются доходы в виде процентов (дисконтных доходов), дивидендов и роялти, выигрышей, призов, другие доходы, кроме отмеченных в НКУ.

На основании пп. 165.1.31 п. 165.1 ст. 165 НКУ ссуда, которая подлежит возвращению, не будет считаться доходом работника предприятия и, соответственно, на протяжении срока действия договора не является объектом налогообложения. Следовательно, сумма займа также не рассматривается как объект налогообложения.

В случае если налоговый агент (предприятие) погасит (оплатит) ссуду или ее часть за счет своих средств (прибыли), эта сумма будет считаться доходом, полученным сотрудником предприятия от его работодателя как дополнительное благо, и должна будет включаться в состав его месячного облагаемого налогом дохода со времени ее уплаты за счет средств работодателя и облагаться налогом на общих основаниях.

Правда, есть нюанс, мешающий однозначно распространить применение этого подпункта на все прощаемые долги: на момент списания задолженности может уже и не существовать трудовых отношений между работодателем и работником. В этом случае ссылаться на указанную норму Закона уже будет не корректно. ГНАУ указывает, что сумма прощенного долга - это подарок и облагается она у заимодателя. Такой подход ГНАУ не совсем соответствует НКУ.

Если работнику ссуда выдается безвозвратно, налог с доходов удерживается еще на этапе выдачи такой ссуды.

Пенсионный взнос и соцвзносы 

На основании п. 3.28 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 г. N 5, выплата в виде займа не входит в состав фонда оплаты труда и не облагается взносами на социальное страхование.
Ссуда или ее часть, которая согласно решению руководства предприятия не подлежит возвращению работником, относится в фонд заработной платы в части других поощрительных и компенсационных выплат, как выплаты, которые имеют индивидуальный характер (пп. 2.3.4).

Следовательно, невозвратная ссуда включается в фонд оплаты труда именно как выплата, которая имеет индивидуальный характер, и тогда уже становится объектом для взимания взносов. Учитывая это, можно сделать вывод, что в случае выдачи работнику возвратной ссуды взносы в Пенсионный фонд не удерживаются и не начисляются, кроме тех случаев, когда часть ссуды погашается (списывается) предприятием, поскольку в таком случае это будет считаться доходами работника, т. е. выплатой, которая имеет индивидуальный характер (хотя это также можно отнести к доходам по гражданско-правовым договорам). При выдаче невозвратной ссуды пенсионный взнос удерживается и начисляется в полном объеме, поскольку в таком случае это будет считаться доходами работника, т. е. выплатой, которая имеет индивидуальный характер, хотя это также можно отнести к доходам по гражданско-правовым договорам. (п. 1, п. 2 ст. 19 Закона Украины "Об общеобязательном государственном пенсионном страховании" от 09.07.2003 г. N 1058-IV и п. 4.1 Инструкции о порядке исчисления и уплаты страхователями и застрахованными лицами взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Украины, утвержденной постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 19.12.2003 г. N21-1).

Начисления и удержания взносов в соцфонды осуществляются с суммы фактических расходов на оплату труда наемных работников, включающих расходы на выплату основной и дополнительной заработной платы, другие поощрительные и компенсационные выплаты, в том числе в натуральной форме, определяемые в соответствии с Законом Украины "Об оплате труда" от 24.03.95 г. N 108/95-ВР, которые подлежат обложению подоходным налогом с граждан (п. 1 ст. 21 Закона Украины "Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи со временной утратой трудоспособности и расходами, обусловленными погребением" от 18.01.2001 г. N 2240-III, п. 1 ст. 19 Закона Украины "Об общеобязательном государственном социальном страховании на случай безработицы" от 02.03.2000 г. N 1533-III, ст. 47 Закона Украины "Об общеобязательном государственном социальном страховании от несчастного случая на производстве и профессионального заболевания, повлекших утрату трудоспособности" от 23.09.99 г. N 1105-XIV). Учитывая это, взносы в соцфонды с суммы займа будут удерживаться (начисляться) аналогично взносам в Пенсионный фонд. Такую точку зрения подтверждает и Фонд социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в своем письме "Относительно начисления страховых взносов на сумму разово погашенной предприятием за счет собственных средств части займа" от 22.04.2005 г. N 34-07-5. 

Бухгалтерский учет займа работнику

При отражении операции займа в бухгалтерском учете предприятия-заимодавца следует руководствоваться Положением (стандартом) бухгалтерского учета 2 "Баланс", утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 31.03.99 г. N 87, и Положением (стандартом) бухгалтерского учета 10 "Дебиторская задолженность", утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 08.10.99 г. N 237 (далее - П(С)БУ 10), с изменениями и дополнениями. В соответствии с П(С)БУ 10 сумма задолженности юридических или физических лиц, задолжавших предприятию в результате прошедших событий определенные суммы денежных средств, их эквивалентов или других активов, представляет собой дебиторскую задолженность. Дебиторская задолженность делится на долгосрочную и текущую.

Долгосрочная дебиторская задолженность - это сумма дебиторской задолженности, которая не возникает в ходе нормального операционного цикла или будет погашена по истечении двенадцати месяцев с даты баланса.
Текущая дебиторская задолженность - это сумма дебиторской задолженности, которая возникает в ходе нормального операционного цикла или будет погашена в течение двенадцати месяцев с даты баланса.

Следовательно, если по договору займа возврат денежных средств предполагается в течение 12 месяцев, то задолженность работника перед предприятием отражается в составе текущей дебиторской задолженности с использованием для этой цели субсчета 377 "Расчеты с прочими дебиторами".

Пример 1. Работнику предприятия предоставлен беспроцентный заем в сумме 3000 грн. Погашение займа будет производиться путем удержания из заработной платы в течение десяти месяцев по 300 грн. (3000 грн. : 10 месяцев).
В бухгалтерском учете предприятия такие операции отражаются следующим образом:
N п/п Содержание хозяйственной операции Корреспондирующие счета Сумма, грн.
дебет кредит
1 Получены с текущего счета в кассу предприятия денежные средства для выплаты займа работнику 301 311 3000
2 Выданы работнику из кассы денежные средства (предоставлен заем) 377 301 3000
3 Погашена часть займа путем удержания из заработной платы работника 661 377 300
Удержания из заработной платы для погашения займа осуществляются в течение 10 месяцев до полного погашения работником задолженности по займу.

Если возврат денежных средств по договору займа предполагается в течение периода, превышающего двенадцать месяцев, то задолженность работника перед предприятием отражается в составе долгосрочной дебиторской задолженности. Для этой цели используется субсчет 163 "Прочая дебиторская задолженность". Такая задолженность будет показана в разделе I "Необоротные активы" актива Баланса в статье "Долгосрочная дебиторская задолженность" (стр. 050).

При наступлении срока погашения займа в течение двенадцати месяцев с даты баланса задолженность работника перед предприятием следует перевести из долгосрочной дебиторской задолженности в состав текущей (Дт 377 - Кт 163) и соответственно показать в разделе II "Оборотные активы" актива Баланса в статье "Прочая текущая дебиторская задолженность" (стр. 210).
Например, установленный договором срок погашения займа составляет 20 месяцев - это долгосрочная дебиторская задолженность. По истечении восьми месяцев, т. е. когда до истечения срока погашения займа остается двенадцать месяцев, такая долгосрочная дебиторская задолженность должна быть переведена в состав текущей дебиторской задолженности.

Пример 2. Работнику предприятия предоставлен беспроцентный заем в сумме 6000 грн. Погашение займа будет производиться путем удержания из заработной платы в течение двадцати месяцев по 300 грн. (6000 грн. : 20 месяцев).
В бухгалтерском учете предприятия такие операции отражаются следующим образом:
N п/п , Содержание хозяйственной операции, Корреспондирующие счета Сумма, грн. дебет, кредит
1 Получены с текущего счета в кассу предприятия денежные средства для выплаты займа работнику 301 311 6000
2 Выданы работнику из кассы денежные средства (предоставлен заем) 163 301 6000
3 Погашена часть займа путем удержания из заработной платы работника 661 163 300
Удержания из заработной платы для погашения займа осуществляются в течение 8 месяцев до момента перевода долгосрочной дебиторской задолженности в состав текущей.
4 Долгосрочная дебиторская задолженность по истечении 8 месяцев переведена в состав текущей (6000 грн. - 300 грн. x 8 месяцев) 377 163 3600
5 Погашена часть займа путем удержания из заработной платы работника 661 377 300

Удержания из заработной платы для погашения займа осуществляются в течение оставшихся 12 месяцев до полного погашения работником задолженности по займу.
В представленных выше примерах показан классический вариант погашения обязательств по договору займа. На практике возможны и другие ситуации.

Статья 605 главы 50 "Прекращение обязательства" ГКУ прямо предусматривает возможность прощения долга, возникшего в рамках гражданско-правового договора (а одним из их видов является договор займа), кредитором по своей доброй воле. Таким образом, погашается обязательство, возникшее именно по договору займа. После списания долга договор займа считается выполненным.

Говорить об аннулировании договора займа в результате принятия решения о прощении долга нельзя. Аннулируется (погашается) только обязательство работника, а не сам договор займа.
Решение о списании долга с работника следует оформить дополнительным соглашением к договору займа. Содержание дополнительного соглашения может быть следующим:
"На основании ст. 605 Гражданского кодекса Украины Заимодатель по своему самостоятельному решению освобождает Заемщика от выполнения обязательств по данному договору, не исполненных по состоянию на "___" ____________ 200_ г.
Сумма долга Заемщика, которая подлежит списанию, составляет ____ грн.".

Пример 3. Предприятие аннулирует непогашенную часть задолженности в сумме 3000,00 грн. по ранее выданному работнику займу в размере 8000,00 грн. со сроком погашения 10 месяцев. Дополнительное соглашение подписано 20 февраля. Непогашенная часть задолженности по займу считается дополнительным благом работника. Отражение операций по данному примеру в учете предприятия см. в таблице.
N п/п Содержание хозяйственной операции Корреспондирующие
счета Сумма,
грн. Налоговый учет
дебет кредит ВД ВР
1 Выданы работнику из кассы денежные средства (предоставлен заем) 377 301 8000,00 - -
2 Погашена часть займа работником путем внесения ее в кассу предприятия 301 377 5000,00 - -
3 Подписано дополнительное соглашение об аннулировании непогашенной задолженности займа 949 377 3000,00 - -
4 Начислены взносы на сумму аннулированной суммы займа:
4.1 на общеобязательное государственное пенсионное страхование (33,2 %) 949 651 996,00 - 996,00
4.2 на общеобязательное государственное социальное страхование по временной утрате трудоспособности (1,4 %) 949 652 42,00 - 42,00
4.3 на общеобязательное государственное социальное страхование на случай безработицы (1,6 %) 949 653 48,00 - 48,00
4.4 на общеобязательное государственное социальное страхование от несчастного случая на производстве (условно - 1,06 %) 949 656 31,80 - 31,80
5 Удержаны и внесены в кассу предприятия:
5.1 взнос на общеобязательное государственное пенсионное страхование (2 %) 377
301 651
377 60,00 - -
5.2 взнос на общеобязательное государственное социальное страхование по временной утрате трудоспособности (1 %) 377
301 652
377 30,00 - -
5.3 взнос на общеобязательное государственное социальное страхование на случай безработицы (0,6 %) 377
301 653
377 18,00 - -
5.4 налог с доходов физлиц с суммы дополнительного блага (3000,00 - 60,00 - 30,00 - 18,00) x 15 % / 100 %) 377
301 641
377 433,80 - -

Нина Бородина,
консультант по вопросам
налогообложения и бухгалтерского учета

Похожие материалы: