Увага! Зміни щодо подачі заяв про реєстрацію баз персональних даних в електронній формі

Повідомлення Державної служби з питань захисту персональних даних для користувачів веб-сайту Державного реєстру баз персональних даних (https://rbpd.informjust.ua) щодо подачі заяв в електронній формі.

Відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис» електронний цифровий підпис (далі - ЕЦП) за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису.

Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» визначено, що перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки ЕЦП.

На виконання вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис» перевірка ЕЦП заяви про реєстрацію бази персональних даних (далі - заява) здійснюється поетапно:

• перевірка статусу сертифікату відкритого ключа ЕЦП (чинний, блокований,скасований) на момент підписання;
• перевірка ЕЦП;
• порівняння оригіналу документу і створеного на його основі нового документу,підписаного ЕЦП (початкового і підписаного документа).

В Державному реєстрі баз персональних даних (далі - Реєстр) створені відповідні умови для користувача, який має ЕЦП одного з акредитованих центрів сертифікації ключів, які надали у розпорядження Державної служби України з питань захисту персональних даних (далі – ДСЗПД) надійні засоби ЕЦП, а саме:

• можливість створити заяву, яка відповідає вимогам наказу Міністерства юстиції України від 08.07.2011 №1824/5;
• зберегти її у файлі формату XML, який є доступним для передавання, задопомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем;
• підписати створену та збережену заяву ЕЦП;
• подати заяву на реєстрацію в електронній формі.

Значна кількість заяв, які були створені та передані на реєстрацію до ДСЗПД за допомогою веб-сайту Реєстру, не можуть бути опрацьовані через недотримання процедури їх подачі. А саме, в більшості випадків не подається файл заяви підписаної електронним цифровим підписом, а також сертифікат відкритого ключа ЕЦП.

Суб’єктам, які мають можливість подати заяву на реєстрацію в електронній формі необхідно уважно вивчити Інструкцію створення та подачі заяви в електронній формі (далі - Інструкція). Особливу увагу слід звернути на пункти 2 та 3 Інструкції.

По заявах, переданих на реєстрацію за допомогою веб-сайту Реєстру, які не відповідають вимогам вищезазначеної Інструкції, буде сформовано повідомлення про відмову в реєстрації.

Інструкція створення та подачі заяви про реєстрацію баз персональних даних в електронному вигляді через веб-сайт Державного реєстру баз персональних даних (https://rbpd.informjust.ua)

Створення заяви

• Виберіть пункт меню сайту "Створити заяву" та підпункт меню з відповідною назвою заяви ("Про реєстрацію БПД" або "Про надання витягу з реєстру"), яку необхідно створити.
• Заповніть відомостями всі поля форми заяви.

Увага! Для коректного вводу даних, не використовуйте фрагменти тексту, які форматувались та скопійовано з інших файлів. Вводьте текст послідовно в поля веб-форми за допомогою клавіатури, для відокремлення слів використовуючи клавішу «Space» або знаки «,», «.» тощо.

• Внесіть контрольні символи з зображення, що знаходиться нижче всіх полів форми заяви, та натисніть кнопку "Сформувати заяву".
• Якщо вказані на формі заяви відомості є коректними, та контрольні символи з зображення вказані вірно, відкриється сторінка "Збереження файлу заяви" з повідомленням про успішне формування файлу заяви.
• На сторінці "Збереження файлу заяви" натисніть елемент "Зберегти файл заяви" (Увага! Файл заяви не відкривати!) та збережіть файл заяви на локальному диску комп’ютера.

Підпис файлу заяви електронним цифровим підписом

• Підпишіть збережений на локальному диску комп’ютера файл заяви електронним цифровим підписом керівника установи та збережіть підписаний файл заяви на локальному диску комп’ютера.

Подача заяви Реєстратору

• Виберіть пункт меню сайту "Подати заяву", і на сторінці, що відкриється, натисніть на елемент "Подати заяву в електронному вигляді".
• Відкриється нова сторінка, до 3-х полів якої, за допомогою кнопок "Обзор", необхідно вказати шлях на локальному диску та завантажити наступні файли:

1. збережений (відповідно до п.1 Інструкції) файл заяви (максимальний розмір файлу – 512 кБ, тип файлу "Документ XML");
2. підписаний ЕЦП керівника установи (відповідно до п.2 Інструкції) файл заяви (максимальний розмір файлу – 512 кБ, тип файлу "Підписаний файл");
3. файл сертифіката відкритого ключа керівника установи, наданий центром сертифікації ключів (максимальний розмір файлу - 100кБ, тип файлу "Сертифікат безпеки").

• Внесіть контрольні символи з зображення, що знаходиться нижче полів вибору файлів, та натисніть кнопку "Подати заяву".
• Якщо вказані на сторінці файли є коректними та контрольні символи з зображення вказані вірно, заява у електронному вигляді буде зареєстрована у базі даних заяв та передана Реєстратору для розгляду.
• Після успішної реєстрації заяви відображається відповідне повідомлення з реєстраційним номером заяви та кодом доступу для подальшого пошуку заяв у Реєстрі та отримання інформації про стан їх обробки.
• На адресу електронної пошти Заявника, вказану у заяві, надсилається повідомлення про успішне подання заяви, яке містить реєстраційний номер заяви та код доступу до інформації про заяву.

За результатами пошуку користувачем зареєстрованих заяв по реєстраційному номеру можливо отримати інформацію про таки стани обробки заяв:

• «Зареєстровано» (заява про реєстрацію бази персональних даних зареєстрована у Реєстрі);
• «Відмовлено» (прийнято рішення про відмову у реєстрації бази персональних даних, при цьому, на поштову адресу Володільця направляється лист з повідомленням про відмову у реєстрації та вказуються причини відмови);
• «Прийнято рішення про реєстрацію» (видається Свідоцтво про реєстрацію бази персональних даних, яке надсилається на поштову адресу Володільця, якщо згода на це вказана у заяві).

Джерело: zpd.gov.ua 

Похожие материалы: